Vállalkozóként a könyvelőd az egyik legfontosabb bizalmasod. Ő látja a céged pénzügyeit, ő nyújtja be a bevallásaidat, és tőle függ, hogy nyugodtan alszol-e éjszaka, vagy görcsbe rándul a gyomrod, valahányszor érkezik egy értesítés az Ügyfélkapudra. De honnan tudhatod, hogy a könyvelőd valóban a te vállalkozásod sikeréért dolgozik, vagy csak a minimumot teljesíti – esetleg komoly kockázatnak tesz ki?
Több mint huszonöt év könyvelői és adótanácsadói gyakorlattal a hátam mögött rengeteg olyan új ügyféllel találkoztam, akik kétségbeesve, félelmekkel tele érkeztek hozzánk egy korábbi rossz tapasztalat után. Az alábbiakban összegyűjtöttem azt az 5 leggyakoribb intő jelet, amelyeknél érdemes komolyan elgondolkodnod a váltáson.
1. jel: Nem figyelmeztet előre a határidőkre és a fizetendő adókra
Ismerős az a forgatókönyv, hogy a fizetendő áfáról, járulékokról vagy iparűzési adóról a határidő napján – mondjuk 20-án délután 3-kor – kapsz egy száraz e-mailt, hogy azonnal utalj el több százezer vagy több millió forintot?
Egy jó könyvelő tudja, hogy a vállalkozásod likviditásból él. Nem húzhatja elő a kalapból az adófizetési kötelezettséget az utolsó pillanatban. A feladata, hogy időben jelezze a várható összegeket, figyelmeztessen a közelgő határidőkre, és neked soha ne kelljen amiatt kapkodnod vagy kölcsönkérned, mert elfelejtett szólni. Ha rendszeresen a NAV-tól érkező késedelmi pótlékból vagy felszólításból tudod meg, hogy valami elmaradt, az a legsúlyosabb vészcsengő.
Ehhez viszont te is kellesz! A könyvelő csak abból tud előre számolni, amit megkap. Ha a számlák, bankkivonatok és szerződések a határidő előtti utolsó napon érkeznek, a legjobb iroda sem tud hetekkel korábban szólni. Juttasd el az anyagot időben, a megbeszélt határnapig – így a könyvelődnek is lesz ideje időben figyelmeztetni a fizetendőkre.
2. jel: Bizonytalanságot érzel a válaszaiban, vagy elérhetetlen, hetekig nem reagál
Ha felteszel egy szakmai kérdést – például egy új szerződésről, egy nagyobb eszközbeszerzésről vagy egy külföldi számláról –, mit tapasztalsz?
- Ködös, bizonytalan válaszokat kapsz?
- Gyakran elhangzik, hogy „ezt most nem tudom, majd megnézem valamikor”, de soha nem tér vissza rá?
- Napokig vagy hetekig elérhetetlen telefonon és e-mailben, és úgy érzed, könyörögnöd kell a válaszért?
Egy felkészült könyvelő nem feltétlenül fejből vágja a jogszabály minden egyes albekezdését a másodperc törtrésze alatt – de van egy megalapozott szakmai logikája, gyorsan utánajár a speciális eseteknek, és határozott, megbízható iránymutatást ad. Ha folyamatos bizonytalanságot és szakmai bizonytalankodást érzel, az azt jelenti, hogy a céged könyvelése nem biztos kezekben van.
3. jel: Nem világosít fel az új jogszabályi változásokról, hogy téged miben érintenek
Az adózás Magyarországon rendkívül gyorsan változik: jönnek az új adócsomagok, változnak a KATA szabályai, belép a kiterjesztett gyártói felelősség (EPR), módosul a minimálbér, kötelezővé válik az e-Pénztárgép vagy a nyugtaadat-szolgáltatás.
Ki tájékoztat erről? A hírekből, a Facebook-csoportokból vagy a vállalkozó ismerőseidtől értesülsz a téged közvetlenül érintő kötelezettségekről, és neked kell megkérdezned a könyvelődet, hogy „hallod, ez ránk is vonatkozik?”
Egy igazi partner proaktív. Nem neked kell adójogásznak lenned: a könyvelőd felelőssége, hogy ismerve a céged profilját, időben felhívja a figyelmedet az új szabályokra, elmagyarázza a teendőket, és megvédjen az ismeretlenségből fakadó bírságoktól.
4. jel: Nem tájékoztat az elérhető kedvezményekről – csak „gépíróként” működik
Hatalmas különbség van egy adatrögzítő könyvelő és egy értéket teremtő könyvelőpartner között:
- Az adatrögzítő csak beszedi a számlákat a hónap végén, leüti a számokat a programban, benyújtja a kötelező bevallásokat, és kész. Soha nem kérdezi meg, milyen terveid vannak, milyen beruházást tervezel, vagy van-e jogosultságod kedvezményekre.
- A szakmai partner átlátja az összefüggéseket: megvizsgálja, érdemes-e kisvállalati adóra (KIVA) váltanod; felhívja a figyelmedet a fejlesztési tartalékra, a beruházási adókedvezményekre, a szakképzési támogatásokra vagy az igénybe vehető személyi és családi kedvezményekre.
Ha a könyvelőd soha egyetlen ötletet vagy legális adócsökkentési lehetőséget sem vetett fel neked az évek során, szinte biztos, hogy évente százezreket vagy milliókat hagytok feleslegesen az asztalon.
5. jel: Rideg, büntető jellegű kommunikáció – feszengsz, ha kérdezned kell
A könyvelővel való kapcsolat egy bizalmi partnerség. Ha azt érzed, hogy:
- Lekezelően beszél veled, mert nem értesz a számviteli szakzsargonhoz;
- Bűntudatot kelt benned, ha kérdezel valamit, vagy elfelejtettél egy bizonylatot;
- Úgy viselkedik, mint a NAV szigorú ellenőre ahelyett, hogy segítene megoldást találni a problémákra...
...akkor a kommunikáció zátonyra futott. Te a vállalkozásodat építed, a piaccal, az ügyfelekkel, a termékeddel foglalkozol. Jogod van ahhoz, hogy a könyvelőd emberi nyelven, türelemmel, tisztelettel és partnerséggel magyarázza el a pénzügyi helyzetedet.
+1 jel: Nincs írásos szerződésed a könyvelőddel
Tudod pontosan, hogy mit vállalt a könyvelőd, és mi az, ami már nem tartozik a feladatai közé? Mi történik, ha késve készül el egy bevallás, kimarad egy fontos határidő, vagy egyszerűen úgy döntesz, hogy könyvelőt váltasz?
- Ha nincs írásos szerződésetek, ezekre a kérdésekre könnyen csak akkor derül fény, amikor már baj van.
- Egy jól megírt könyvelési szerződés nem felesleges papírmunka.
- Egyértelműen rögzíti a feladatokat, a felelősségi köröket, a határidőket, a könyvelési díjat és a felmondás feltételeit. Téged és a könyvelődet egyaránt védi, és segít elkerülni a későbbi vitákat.
Ne feledd: a bizalom elengedhetetlen, de önmagában nem helyettesíti a világos megállapodást. Egy megbízható könyvelőnek nem érdeke, hogy bizonytalanságban tartson arról, pontosan mit vállal érted.
Mikor és hogyan érdemes könyvelőt váltani?
A legtöbb vállalkozó azért halogatja a váltást, mert tart az adminisztrációtól, vagy azt hiszi, kizárólag év végén (december 31-én) lehet könyvelőt cserélni. Ez egy óriási tévhit!
Év közben is lehet váltani?
Igen, abszolút! A könyvelőváltás az év bármely hónapjában, zökkenőmentesen megvalósítható. A legfontosabb, hogy a váltás egy tiszta lezárással (egy lezárt adóbevallási időszakkal, például egy hónap vagy negyedév végével) történjen.
Hogyan zajlik a váltás a gyakorlatban?
- Írásos felmondás: a meglévő szerződésed felmondási idejének megfelelően értesíted a jelenlegi könyvelődet.
- Átadás-átvételi jegyzőkönyv: a régi könyvelő köteles hiánytalanul átadni a cég teljes bizonylati anyagát, az analitikákat, a lezárt főkönyvi kivonatokat, az adófolyószámla-egyeztetést és a felhasznált elektronikus kódokat.
- Új könyvelő meghatalmazása: az új könyvelőd felveszi a kapcsolatot a NAV rendszerével (UJEGYKE meghatalmazás), átveszi az adatokat, és zökkenőmentesen folytatja a könyvelést.
Egy professzionális könyvelőirodánál a váltási folyamat oroszlánrészét átvállalják tőled: tételes ellenőrzőlistával dolgoznak, és közvetlenül egyeztetnek a régi irodával a szükséges fájlokról, így neked nem kell a szakmai részletek miatt feszengened.
Olyan könyvelőt keresel, aki valóban érted dolgozik?
A Quixoft Bt.-nél Egerben és online országszerte több mint huszonöt éve abban hiszünk, hogy a könyvelés nem papírtologatás, hanem stratégiai biztonság. Nálunk nem maradsz le a határidőkről, előre kalkuláljuk az adóidat, és emberi, érthető nyelven válaszolunk a kérdéseidre.
Egy utolsó jó tanács: a könyvelő olyan, mint a pap vagy az ügyvéd: mindig legyél vele őszinte. Csak akkor tud megvédeni a bírságoktól és jó döntésekre terelni, ha a teljes képet ismeri – a kellemetlen részleteket is.
Bizonytalan vagy a jelenlegi könyvelésedben? Szeretnéd átnézetni a számaidat, vagy zökkenőmentesen átváltani hozzánk? Lépj velünk kapcsolatba elérhetőségeinken, és beszéljük át, hogyan tudjuk levenni a terhet a válladról!